Tras la pandemia, el concepto digitalización en el entorno empresarial ha tomado una gran relevancia, siendo la digitalización documental uno de los ámbitos en los que esta práctica está más avanzada.

En este post nos gustaría hablar sobre un aspecto del que no se habla a menudo, pero que es muy definitorio a la hora de implantar un proceso de digitalización documental:
¿Todos los formatos digitales son válidos para integrarse en un circuito de intercambio electrónico de documentos?

Antes de responder a esta cuestión es necesario ir un paso atrás y plantearse qué es un documento digital.

Un documento digital es todo aquél que tiene un formato electrónico, no físico. Es decir, desde un PDF hasta un fichero estructurado. Por ejemplo, si escaneamos una factura en papel y la convertimos a PDF, esta factura pasa de ser un documento físico a ser un documento digital. A su vez, también es un documento digital una factura creada por un software de facturación, en formato plano, EDI o XML y con toda la información estructurada para ser leída y procesada por otros sistemas informáticos.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre los unos y los otros?

En este punto es cuando respondemos a la cuestión inicial. No existen diferencias entre documentos digitales, o electrónicos, puesto que en realidad nos estamos refiriendo a lo mismo (documentos no físicos). La diferencia está en que no todos los formatos son aptos para entrar en un circuito de intercambio electrónico de documentos.
Esto no significa que haya un tipo de digitalización más válida que otra. Es, simplemente, que sus finalidades son distintas.

Si lo que queremos es conservar documentos creados originariamente en formato físico, podemos digitalizarlos y, además de asegurarnos de que no se deteriorarán, ahorraremos espacio físico y estaremos ayudando al medio ambiente. Esta práctica es muy recomendable para documentos como archivos históricos, o documentación administrativa como contratos o escrituras.

Este tipo de digitalización deja de ser válida cuando necesitamos que los datos que contienen los documentos en cuestión sean procesados por sistemas automatizados. Para ello necesitamos que los datos puedan ser tratados por estos sistemas, es decir, que todos los datos que forman parte del documento, ya sea una factura, una orden de compra, un aviso de expedición, etc, estén estructurados y puedan ser procesados de forma automática en un entorno de Intercambio Electrónico de Documentos.

Resumiendo, todos los documentos digitales son igual de válidos y recomendables en pro de la sostenibilidad y la conservación. La cuestión que hay que tener en cuenta a la hora de plantearse la implantación de un proceso de digitalización es el uso que se va a hacer de dichos documentos.

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