L'arribada de la Llei Crea y Crece no sols es redueix a la implementació obligatòria de la factura electrònica, sinó que implica unes especificacions clau, molt rellevants per a complir el propòsit d'aquesta llei: reduir la morositat. Es tracta de l'obligació d'informar sobre els estats de les factures. Les empreses i autònoms hauran de facilitar informació sobre l'acceptació, rebuig i pagament de cada factura.
En aquest article expliquem els punts principals a tenir en compte sobre els estats: quins són obligatoris de comunicar, qui té l'obligació de fer-ho i quin és el termini establert per la normativa, entre altres.
Què són els estats de la factura electrònica?
Els estats de la factura electrònica són comunicacions que reflecteixen en quin punt del seu cicle de vida es troba cada factura. Gràcies a aquests estats, l'emissor pot conèixer en temps real si la factura ha estat acceptada, rebutjada o abonada pel seu client.
Estats de transmissió vs. Estats comercials
Els estats de la factura electrònica poden referir-se a dos aspectes clarament diferenciats durant el recorregut complet del document:
Estats de transmissió: són aquells que indiquen en quin punt es troba la factura dins del procés d'enviament i recepció. Per exemple: factura generada, enviada, lliurada, rebuda, etc. Aquests estats permeten saber si la factura ha arribat correctament al seu destinatari i garanteixen la traçabilitat tècnica del document.
Estats comercials: són els que reflecteixen la situació administrativa de la factura una vegada rebuda pel client. Alguns són: acceptada, rebutjada, acceptació parcial, pagament complet, pagament parcial, cessió a tercer, etc.
En altres paraules, una factura pot haver estat correctament enviada i rebuda des d'un punt de vista tècnic, però continuar pendent d'acceptació o de pagament des de la perspectiva comercial.
Amb la Llei Crea y Crece, els estats comercials adquireixen especial rellevància, ja que són els que permetran garantir la traçabilitat de les factures. L'objectiu és conèixer quan es paguen les factures i en quin termini, amb la finalitat de supervisar i combatre la morositat empresarial.
Quins estats de la factura són obligatoris d'informar amb la Llei Crea y Crece?
La Llei Crea y Crece estableix que s'han de comunicar els següents estats de manera obligatòria:
1. Acceptació o rebuig de la factura: El receptor de la factura haurà d'informar si accepta o rebutja la factura rebuda. Aquesta comunicació haurà d'incloure l'estat (acceptada o rebutjada) i la data en què es produeix l'acció.
L'acceptació confirma que la factura és correcta des del punt de vista comercial. El rebuig indica que existeix alguna discrepància que impedeix la seva validació.
2. Pagament efectiu complet o previsió de pagament: Una vegada abonada la factura, el destinatari haurà de comunicar el pagament complet de la factura i la data efectiva del pagament.
Aquest estat permet conèixer quan s'ha produït realment l'abonament i aporta informació clau per al control de la morositat empresarial.
Quins estats de la factura són opcionals de comunicar amb la Llei Crea y Crece?
A més dels estats obligatoris, la normativa contempla altres comunicacions voluntàries que aporten més visibilitat sobre el procés de pagament:
Acceptació o rebuig parcial de la factura: Permet indicar que només una part de la factura ha estat acceptada o rebutjada.
Pagament parcial: Informa de l'import abonat i la data de pagament parcial.
Cessió de la factura a un tercer: Comunica que la factura ha estat cedida a una entitat financera o tercer per a la seva gestió de cobrament o pagament. En aquest cas serà necessària la identificació del cessionari i la data de cessió.
Qui ha de comunicar els estats de les factures?
L'obligació recau sobre el destinatari de la factura electrònica. Això significa que l'empresa receptora haurà de comunicar a l'emissor els canvis d'estat que es produeixin al llarg de la gestió de la factura. Aquestes notificacions hauran de realitzar-se en un termini màxim de 4 dies des que es produeixi cada canvi d'estat.
Més enllà del compliment normatiu: convertir els estats de les factures en informació estratègica.
Des d'Ediversa Group creiem que complir amb les comunicacions obligatòries de la Llei Crea y Crece és només el primer pas. La informació generada pels diferents estats de les factures pot convertir-se en una valuosa font d'intel·ligència empresarial.
La nostra plataforma de facturació electrònica permet gestionar tant els estats obligatoris exigits per la normativa com els estats addicionals, que proporcionen una traçabilitat més completa del cicle de vida de la factura. D'aquesta manera, empreses i departaments financers poden disposar d'una visió integral dels seus processos de facturació, cobrament i pagament.
A més, la nostra eina incorpora una funcionalitat avançada d'anàlisi basada en intel·ligència de dades. La qual cosa permet estimar la viabilitat i el temps mitjà de pagament dels clients, ajudant a anticipar riscos de morositat i a prendre decisions financeres amb més informació i seguretat.
La factura electrònica deixa així de ser una obligació legal per a convertir-se en una eina estratègica de gestió financera. La teva empresa està llesta per a fer el salt? Contacta amb nosaltres i planificarem junts una transició amb èxit assegurat.