La llegada de la Ley Crea y Crece no solo se reduce a la implementación obligatoria de la factura electrónica, sino que acarrea unas especificaciones clave, muy relevantes para cumplir el propósito de dicha ley: reducir la morosidad. Se trata de la obligación de informar sobre los estados de las facturas. Las empresas y autónomos deberán facilitar información sobre la aceptación, rechazo y pago de cada factura.
En este artículo explicamos los puntos principales a tener en cuenta sobre los estados: cuáles son obligatorios de comunicar, quién tiene la obligación de hacerlo y cuál es el plazo establecido por la normativa, entre otros.
¿Qué son los estados de la factura electrónica?
Los estados de la factura electrónica son comunicaciones que reflejan en que punto de su ciclo de vida se encuentra cada factura. Gracias a estos estados, el emisor puede conocer en tiempo real si la factura ha sido aceptada, rechazada o abonada por su cliente.
Estados de transmisión vs estados comerciales
Los estados de la factura electrónica pueden referirse a dos aspectos claramente diferenciados durante el recorrido completo del documento:
Estados de transmisión: son aquellos que indican en qué punto se encuentra la factura dentro del proceso de envío y recepción. Por ejemplo: factura generada, enviada, entregada, recibida, etc. Estos estados permiten saber si la factura ha llegado correctamente a su destinatario y garantizan la trazabilidad técnica del documento.
Estados comerciales: son los que reflejan la situación administrativa de la factura una vez recibida por el cliente. Algunos de ellos son: aceptada, rechazada, aceptación parcial, pago completo, pago parcial, cesión a tercero, etc.
En otras palabras, una factura puede haber sido correctamente enviada y recibida desde un punto de vista técnico, pero seguir pendiente de aceptación o de pago desde la perspectiva comercial.
Con la Ley Crea y Crece, los estados comerciales adquieren especial relevancia, ya que son los que permitirán garantizar la trazabilidad de las facturas. El objetivo es conocer cuándo se pagan las facturas y en qué plazo, con el fin de supervisar y combatir la morosidad empresarial.
¿Qué estados de la factura son obligatorios de informar con la Ley Crea y Crece?
La Ley Crea y Crece establece que deben comunicarse los siguientes estados de forma obligatoria:
1. Aceptación o rechazo de la factura: El receptor de la factura deberá informar si acepta o rechaza la factura recibida. Esta comunicación deberá incluir el estado (aceptada o rechazada) y la fecha en que se produce la acción.
La aceptación confirma que la factura es correcta desde el punto de vista comercial. El rechazo indica que existe alguna discrepancia que impide su validación.
2. Pago efectivo completo o previsión de pago: Una vez abonada la factura, el destinatario deberá comunicar el pago completo de la factura y la fecha efectiva del pago.
Este estado permite conocer cuándo se ha producido realmente el abono y aporta información clave para el control de la morosidad empresarial.
¿Qué estados de la factura son opcionales de comunicar con la Ley Crea y Crece?
Además de los estados obligatorios, la normativa contempla otras comunicaciones voluntarias que aportan una mayor visibilidad sobre el proceso de pago:
Aceptación o rechazo parcial de la factura: Permite indicar que solo una parte de la factura ha sido aceptada o rechazada.
Pago parcial: Informa del importe abonado y la fecha de pago parcial.
Cesión de la factura a un tercero: Comunica que la factura ha sido cedida a una entidad financiera o tercero para su gestión de cobro o pago. En este caso será necesaria la identificación del cesionario y la fecha de cesión.
¿Quién debe comunicar los estados de las facturas?
La obligación recae sobre el destinatario de la factura electrónica. Esto significa que la empresa receptora deberá comunicar al emisor los cambios de estado que se produzcan a lo largo de la gestión de la factura. Estas notificaciones deberán realizarse en un plazo máximo de 4 días desde que se produzca cada cambio de estado.
Más allá del cumplimiento normativo: convertir los estados de las facturas en información estratégica.
Desde Ediversa Group creemos que cumplir con las comunicaciones obligatorias de la Ley Crea y Crece es solo el primer paso. La información generada por los distintos estados de las facturas puede convertirse en una valiosa fuente de inteligencia empresarial.
Nuestra plataforma de facturación electrónica permite gestionar tanto los estados obligatorios exigidos por la normativa como los estados adicionales, que proporcionan una trazabilidad más completa del ciclo de vida de la factura. De este modo, empresas y departamentos financieros pueden disponer de una visión integral de sus procesos de facturación, cobro y pago.
Además, nuestra herramienta incorpora una funcionalidad avanzada de análisis basada en inteligencia de datos. Lo cual permite estimar la viabilidad y el tiempo medio de pago de los clientes, ayudando a anticipar riesgos de morosidad y a tomar decisiones financieras con más información y seguridad.
La factura electrónica deja así de ser una obligación legal para convertirse en una herramienta estratégica de gestión financiera. ¿Tu empresa está lista para dar el salto? Contáctanos y planificaremos juntos una transición exitosa.